41.开会的原则与慎用感叹号

　　李坤要求道：“拉拉，⿇烦你再给说一下会议的控制吧。”拉拉说：“一提开会，很多人就头大，觉得既费时间，又解决不了问题。令人讨厌的会议，多半目的不明、效率不⾼，缺乏主题控制和会议规则，造成东拉西扯，时间拖得很长，到最后，还没有个相关结论，等会开完了，人也散了，才发现问题并没有解决。“——做任何事情都要有一个目的，所以开会的时候，开场⽩就要把会议的目的说清楚，让大家围绕这个主题展开讨论，以免跑题，这是游戏规则。打算花多长时间，解决哪些问题，这都是要预先讲明⽩的。“——然后，主持人需要提出流程建议，来推动会议的进程。比如昨天我提议用头脑风暴的方式，让每个人都写出三条自己认为最主要的问题，然后圈定其中重叠最多的三条以便集中讨论，不然大家你一言我一语，会就开不完了。这方面的设计，主持人最好在会前就先想好。“——在讨论过程中，主持人需要不断地去澄清并确认各方的观点，比如昨天的会上，当我们收集完大家的纸条，列出最重要的三个问题后，我就问大家是否同意这是最重要的三条？“——当大家意见僵持不下，或者众说纷纭的时候，主持人要推动各方达成协议，比如昨天会上讲到费用，你希望由你来决定最低额度，而苏浅唱则希望通过小组讨论来决定，最后陈丰做了个主，不需要到小组会上讨论了，就由小区经理决定。“——最后，主持人要做出总结，主要是一个SMART的解决方案，我们今天的会议做了什么决定，在这个决定中，每个人的任务是什么，其中要有下一次的跟进计划。“像你这样到了经理级别的，开会要有明确目的、最终要落实一个解决问题的方案，这都不需要提醒了，估计主要需要注意的地方就是怎么控制好会议过程，特别是当对方和你意见不一致的时候，怎么去说服人家接受你的观点、跟你合作。“这中间，沟通技巧比较重要，因为很多时候，当对方接受了你这个人，你的观点就更容易被接受。假如因为你的方式和态度使得他讨厌你，你的观点再正确，他也可能就是不理你。“在沟通中，首先，尊重对方是基本的，得维护对方的自信。“你看那些老鸟，要说人‘不是’的时候，通常喜先说几句对方的好处，然后才开始说‘不是’。用词也有个讲究，比如‘你怎么总听不进不同意见，这话肯定刺人，‘我们是不是可以参考一下不同意见’就和缓一些，一样能把意思表达出来，不说‘你’，说‘我们’，意思咱俩是一个TEAM的。“有的经理在沟通中和下属发生争吵，通常是因为他把下属一下就打击得太厉害，或者⼲脆不够尊重下属。比如经理一上来，就给下属列了一二三四五六七条不对的地方，也许你说的全是事实，可下属就会问你了，‘老板，我怎么觉得我都一无是处了，那我还有没有一条做得对的地方呀？’再比如，经理开口就说‘你怎么老是拖我们组的后腿’，这时候下属顶牛就不奇怪了，‘我怎么拖后腿了？去年我还是南区的TOP SALES！’；“——聆听很重要，听比说更⾼级。聆听是一个动作，更是一种态度，你用心地听，能让对方觉得你重视他的意见，至少给了他讲的机会；“——不要被动地听，要去理解、澄清，并给予回应。不仅听明⽩对方的语言，而且要听明⽩语言背后深层的观点和动机。这个时候，可以使用这样的词儿，‘我明⽩你的意思了’，‘真的不容易’，‘那么大的挫折确实令人沮丧’，‘这套方案很复杂，这么短时间要赶出来，庒力一定很大’，‘我可不可以这样理解…’，‘你的意思是…’这样做的好处是让说的人感受更好，平复他不痛快的情绪，也为你表达自己的不同观点做好铺垫；“——但是，要注意，你理解他不代表你同意他的观点，比如昨天的会上，当销售们不愿意两周对一次完成进度的时候，陈丰就表达了这样一个意思：我理解两周对一次进度有点⿇烦，但是该做还是得做；“——表述观点的时候，要陈述事实，基于事实沟通。比如应该说‘按计划，我的任务是联系会议场地和‮店酒‬住宿，但负责确认客户名单和安排机票的两位同事因为有别的事情，把他们的活也给了我，我忙不过来’。而不该说‘什么都要我一个人做，我做不了’。这样能避免人与人之间的对立冲突，对事不对人的意思，尤其碰到对方个強不好讲话的时候，更要注意。“假如是想表扬人，具体地陈述事实，会显得你的表扬很诚恳，而且你真的注意到了人家的贡献意味着什么。我们来比较一下，‘你们⼲得不错’，‘通常需要三周才能完成的标书，你们仅用了一周就完成了，而且质量很⾼，这个客户本来是出了名的难对付，这回却特意打电话给我们表示満意。’前者是笼统的表扬，有时候当头的言不由衷地胡表扬，一边和人家握手，一边眼睛都不知道看到哪个方向去了，下属能看穿他的敷衍，这样的表扬只能打击士气，没有也罢。而后者，很具体地说出了任务有多难、结果有多么出⾊，让对方感到说话的人是真的知道我们吃了多少苦头，我们的成功来之不易，因而觉得所有的付出都是开心值当的；“——分享感受是沟通的好办法，比如昨天会前我看到你庒力比较大，我就说，‘别担心，新经理头六个月都这样’，这就是我和你分享我自己刚升经理时的感受，这能让对方感到一种关怀和理解，拉近双方的心理距离，从而使沟通更容易；“——在讨论过程中，要注重互动，通过促进参与，来谋求协助和承担，别什么主意都你一个人拿了，多问问大家有什么建议。一般人有这样的特点，当他参与了某事，他会更加热心，特别是对于那些由他贡献的点子，他会愿意主动承担更多的责任。咱们看看那些FANS就知道了，FANS不拿工资，可他会主动上街为自己的偶像拉票，偶像获胜FANS比经纪人还‮奋兴‬，因为他参与了；“——最后是提供支持，比如陈丰昨天在会上就对你说需要支持可以找他，他这么说，至少你心里多少会感到踏实一点温暖一点，对吧？你注意观察一下，级别⾼的老板往往在谈话中会主动问你，‘我能为你做什么？’‘我怎样做才能帮到你？’”李坤听到这里，感慨道：“真不容易，不小心就忘记了哪一招。”拉拉笑道：“多用用就习惯成自然了，到后来就人剑合一了。”李坤觉得拉拉帮自己这么一总结，脑子里清晰了很多。他真心实意地道了个谢，又说：“不好意思，耽误你不少时间。”拉拉说：“有个事儿想问问你，你之前为什么不公开指标呢？”李坤不好意思地解释道：“我每个月都做好指标分配计划，但是实施中各区的情况都可能发生变化，当某个区域碰到困难不能完成预计指标，就需要别的区域额外多做贡献来弥补这个空缺，才能完成全组的指标。如果我事先把每个人每个月的指标都告诉他们了，我怕多做的人不愿意，毕竟不是每个人都有那么⾼的思想境界，有的人会自私一点。”拉拉这才明⽩李坤的思路，她担心地想，看来李坤的‮导领‬力中缺乏信任和授权还真不是一般的严重。李坤见拉拉沉思着没有表态，就不安地问拉拉：“我这么想是不是有问题？”拉拉点点头说：“有点问题——要说自私，不论是总监、大区经理、小区经理，还是销售代表，每个人多多少少都会有点儿，可是不能因为担心这一点，就不告诉大家指标到底是多少。作为管理者，很重要的一个任务就是为下属指明前进方向，明确奋斗目标，你这个做法，是把目标都模糊化了。将心比心，要是陈丰也因为担心小区经理们不肯多做贡献，而不告诉你们指标到底是多少，让你们蒙头做，猜着做，你会怎么个感受？要是全公司的管理者都这样来管销售，不是了套了吗？”李坤本来一直觉得自己的办法有道理也很聪明，是考虑周全的表现。听拉拉这么一说，他一下愣住了，原来这是很明显的错误呀。拉拉心想，这李坤思考问题的角度有点奇特，和一般人不太一样，也许当科学家是个好料子，可管人还是得用常规思维。拉拉说：“对了，最后一件事情，苏浅唱今天把你和她之间过往的几封邮件转发给我看了一下，我发现，你和她都喜用感叹号，比如，你有一封邮件是这么写的，‘你已经升了⾼代，就要有⾼代的风范！不要总是让我提醒你报告！下不为例！’她则是这么回的“我只是这一次晚了而已！上次是有客观原因的！我之前已经解释过了！”李坤眨巴着眼睛，听不出来自己的邮件有什么⽑病。拉拉解释说：“邮件和面对面说话不同，听不到声音，看不到表情，又可以被转发，所以更要慎重，避免引起误会，感叹号让人感觉到一种強烈的情绪，不利于工作流，慎用为好。另外，你那个‘总是’也容易引起员工对抗情绪，最好别用。同样，苏浅唱作为下属，她用的那个‘已经’也容易让你感觉不舒服，你问问自己是不是这样？”李坤反思道：“我是爱用感叹号，过去没人和我说过这个，没准姚杨、卢秋⽩也因为我的感叹号心里有过不痛快。”李坤走后，拉拉在工作笔记上做了个记号，提醒自己和陈丰提一下李坤怀疑组里有人把钱放到自己口袋的事情。她犹豫了一下，又提笔把那行字给钩掉了，还是不多事了，就装傻吧，这种事情，陈丰还能不心里有数吗。